¿Es legal que le pidan el expediente académico para un trabajo?
Puede serlo, pero no siempre. La empresa debe justificar que esa información es adecuada y proporcionada para el puesto o el proceso selectivo.
Respuesta rápida
Sí, pueden pedírselo en algunos procesos de selección, pero no como regla automática para cualquier vacante. Desde protección de datos, la cuestión es si el expediente académico es necesario y proporcionado para valorar la candidatura en ese puesto concreto.
Qué dice la ley
El RGPD y la LOPDGDD exigen una base jurídica para tratar datos personales y obligan a aplicar el principio de minimización. En selección de personal, la empresa puede recabar información profesional o formativa pertinente, pero no debería pedir más de lo razonablemente necesario. En oposiciones, becas, acceso a profesiones reguladas o puestos muy técnicos, el expediente puede tener una justificación clara; en otros casos, esa necesidad es más discutible.
Puntos clave
- La legalidad depende de la necesidad y proporcionalidad respecto del puesto ofertado.
- La empresa debe informar de quién trata los datos, para qué y durante cuánto tiempo.
- Negarse a aportarlo no es ilegal, aunque puede influir en la continuidad del proceso si el dato era realmente relevante.
- Un expediente no debería usarse después para fines ajenos al proceso sin base jurídica adicional.
Matices y excepciones
Hay diferencias entre pedir una simple titulación acreditativa y solicitar notas detalladas de todo el expediente. También importa si la petición la hace una administración pública, una universidad, una empresa privada o una ETT. Si el dato se usa para elaborar perfiles automatizados o para descartar masivamente candidatos, el análisis de protección de datos se vuelve más exigente.
Qué hacer en la práctica
Si le piden el expediente, puede pedir que le indiquen por qué es relevante para ese puesto y cuánto tiempo se conservará. Si la solicitud parece excesiva, valore ofrecer una acreditación menos intrusiva, como el título o un certificado parcial. Y si entiende que ha habido un tratamiento desproporcionado, puede ejercer derechos de protección de datos o acudir a la AEPD.
Fuentes consultadas
- RGPD — EUR-Lex
- LOPDGDD — BOE
- AEPD — Tratamiento de datos en relaciones laborales
- SEPE — Información sobre empleo y selección
Revisión editorial de fuentes: 2026-04-14